Özel Kalemin Görev ve Sorumlulukları;

Başkanlık Makamı tarafından verilen görevleri yapmak, söz konusu görevlerle ilgili resmi yazışmaları yürütmek, dosyalar düzenlemek ve muhafaza etmek.

Belediye Başkanının protokolle ve vatandaşla olan görüşmelerini sağlamak ve randevu taleplerini iletmek.

Belediye Başkanının imzalaması, onaylaması gereken evrakların sunulmasını ve ilgili birimlere iletilmesini sağlamak.

Belediye Başkanının emirlerini ilgili belediye ve birimlerine iletmek ve sonuçlarını takip etmek.

Başkanlığa ulaşan her türlü dilek, şikayet, öneri ve benzeri konuların izlenmesi ile sonuçlarından ilgililere en kısa zamanda bilgi verilmesini sağlamak.

Belediye Başkanının emirleri doğrultusunda tüm birimlerin çalışmalarını günlük veya haftalık faaliyetler halinde hazırlatarak, Belediye Başkanına iletilmesini sağlamak.

Başkanlıkça istenecek veya başkanlığa sunulacak konularla ilgili, verilmesi müdürlükçe zorunlu ve yararlı görülecek tamamlayıcı bilgi ve dökümanların sağlanması ve konularla ilgili gerekli derleme, araştırma ve incelemelerin yapılması veya ilgili birimlere yaptırılmasını sağlamak.

Başkanlık tarafından yayımlanan genelgelerin dağıtımını sağlamak, takip etmek ve gerekli dosyalama, ciltleme işlemlerini yürütmek.

Belediye Başkanının vereceği tüm görevleri kanun, tüzük, yönetmelik ve esaslar doğrultusunda yerine getirmek.

Belediye’nin davetlisi olarak belediye hizmetleri ile ilgili yapılacak toplantılara katılmak üzere yurt içinden, gerekse yurtdışından gelecek olan belediye konuklarının yeme, içme, barınma, ulaşım ve ağırlanması ile ilgili gerekli düzenlemeleri yapmak.

Özel Kalem Müdürlüğü birimlerinin planlı ve programlı şekilde çalışmalarını düzenlemek, personel arasında işbirliği kurulmasını sağlamak, çalışmaları izlemek ve denetlemek.

Müdürlük görevlerinin kapsamına giren bütün resmi işlerin sevk ve idaresini yaparak lüzumlu denetlemeleri yapmak, işlerin zamanında sonuçlandırılmasını sağlamak.

Başkan’ın şahıs ve heyetlerle yapılacak olan temasları, randevuları, toplantı ve çağrıları, katılma zamanlarını Başkanın iş ve özel durumlarına göre düzenlemek, durumu kendilerine bildirmek, gerektiğinde hatırlatmalarda bulunmak, görüşme ve temasların aksamadan yapılmasını sağlamak.

Kanunları, yargı kararlarını ve bunlarla ilgili yayımları almak, abone olmak, çalışma verimini arttırmak amacı ile ilgililerin yararlanmasına sunmak.

Müdürlüğün çalışmalarını belediyenin diğer birimleri ile işbirliği ve yardımlaşma esasına göre yönetmek, verimin yüksek tutulması için gerekli tedbirleri almak, Müdürlükteki dosya ve yazışmaların eksiksiz ve usulüne uygun olarak düzenlenmesi ile ilgililerin yararlanmasına hazır bulundurulmasını sağlamak.

Kendisine verilen talimata göre resmi veya özel tebrik, teşekkür, taziye ve benzeri konulara ait kart, mektup, faks veya telgrafların cevaplarını yazmak veya yazdırmak.

Makamca gerekli görüldüğü taktirde yerli ve yabancı misafirleri karşılamak, misafir bulundukları sürece resmi ve özel işlerinde kendilerine yardım edilmesini sağlamak. Yurtiçi, yurtdışı, uluslararası kongre, konferans ve toplantılarla veya bu vesilelerle düzenlenen yemek, kabul, resmi vb. gibi sosyal faaliyetleri koordine ederek düzenli bir şekilde gerçekleşmesini sağlamak.

Müdürlüğe verilen sözlü veya yazılı emir, bilgi ve tavsiyeleri not ederek ilgililere bildirilmesini veya duyurulmasını sağlamak. Gerektiğinde bunların sonucunu izlemek ve konu hakkında Makama bilgi vermek. Gereken hallerde gizliliğin sağlanması için her türlü tedbiri almak.

Müdür çeşitli kanun, mevzuat, yönetmelik ile kendisine verilen görevleri iyi bir şekilde ve zamanında yapmak ve yaptırmaktan sorumlu olup, doğrudan Başkan’a bağlı olarak görev yapmak.